Історія Трудового архіву

Трудовий архів Бориспільського міськвиконкому було створено згідно з рішенням Бориспільської міської ради XXІV скликання 18.12.2003 № 116-XXІV з метою запобігання втраті документів з особового складу, установ, організацій та підприємств, що ліквідуються. Усі зміни, які відбулися в Трудовому архіві Бориспільської міської ради у 2007 році, тісно пов’язані з удосконаленням місцевого самоврядування в нашому місті через впровадження сучасної моделі системи управління якістю, що базується на міжнародному стандарті ІSO 9001:2000.

Керівництво виконавчого комітету в цьому ж році створило комфортні умови для продуктивної праці у відділах та підрозділах Виконавчого комітету, зокрема в Трудовому архіві, розташованому в одноповерховому будинку:зроблено капітальний ремонт приміщення; огороджена прилегла територія біля архіву; встановлені нові стелажі; встановлені пожежна та охоронна сигналізації; придбано для офісу меблі та оргтехніку (комп’ютер, принтер, сканер, копіювальну техніку).

Із впровадженням системи управління якістю підвищується рівень надання послуг. Для цього створено єдиний реєстр адміністративних послуг виконавчих органів Бориспільської міської ради, із них 6 послуг належать Трудовому архіву. Для кожної послуги розроблені інформаційна та технологічна картки з формулярами заяв.

Для надання якісних послуг в архіві обладнано місце обслуговування замовника для самостійної роботи громадян, оформлено стенд з інформаційними картками щодо кожної послуги, бланками із зразками заяв.

Трудовий архів працює згідно з розробленою інструкцією обслуговування. Проводиться анкетування з метою визначення, чи задовольняє якість адміністративних послуг, що надаються, фізичних та юридичних осіб.

Основним завдання Трудового архіву є:

• Забезпечення централізованого зберігання документів, які нагромаджуються в процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
• Виконання законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, нормативних актів та вказівок Державного архіву Київської області, рекомендацій архівного відділу Бориспільської міської ради.
•  Забезпечення збереженості документів з особового складу, а також тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, суб’єктів господарської діяльності, незалежно від форм власності, що ліквідовуються і не мають правонаступників.
• Виявлення та включення до джерел комплектування архіву установ, організацій та підприємств, незалежно від форм власності, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду.
• Забезпечення обліку документів, що зберігаються в Трудовому архіві, створення до них необхідного облікового і довідкового апарату на паперовій основі та в електронному вигляді.
• Організація користування документами у службових, наукових, соціально-правових та інших цілях, видача, у встановленому Держкомархівом порядку, архівних довідок, копій та витягів з документів, що надійшли на зберігання до Трудового архіву.
• Проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, подання на затвердження експертної комісії (ЕК) архівного відділу міської ради, Державного архіву Київської області описів справ з особового складу, тимчасового зберігання, актів про вилучення до знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, установ, організацій та підприємств – джерел комплектування архіву.
• Участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних підрозділів та експертних комісій установ, організацій та підприємств – джерел комплектування архіву.
• Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції Трудового архіву.
• Підготовка проектів перспективних (річних), поточних (квартальних) та оперативних (місячних) планів роботи, тижневих планів-заходів Трудового архіву відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради.
• Ведення протоколів нарад при завідувачі Трудового архіву.

Основною функцією є:

• надання якісних адміністративних послуг мешканцям міста,
• участь у виконанні програми з питань системи управління якістю,
• організація і здійснення ведення діловодства у Трудовому архіві.
• Здійснює:

-      прийом юридичних та фізичних осіб з питань соціально-правового характеру;

-      використання документів архіву у службових, наукових, соціально-правових та інших цілях, видавання документів установам, організаціям та підприємствам в тимчасове користування;

-      підготовку, оформлення та видавання довідок соціально-правового характеру;

-      комплектування архіву документами;

-      приймання на зберігання документів з особового складу установ, організацій та підприємств;

-      картонування прийнятих документів;

-      заповнення карток, внесення змін та доповнень в облікові документи архіву.

• Забезпечує:

-      схоронність документів архіву: проведення перевірки наявності документів;

-      оформлення результатів проведених перевірок наявності документів;

-      перескладання описів справ з особового складу за фондами;

-      заповнення карток фондів, внесення змін та доповнень в інші облікові документи.

• Бере участь у проведенні експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, поданні на затвердження експертної комісії (ЕК) архівного відділу міської ради, Державного архіву Київської області описів справ з особового складу, тимчасового зберігання, актів про вилучення до знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, установ, організацій та підприємств – джерел комплектування архіву.
• Бере участь у нарадах, семінарах, які проводяться міськвиконкомом, Державним архівом Київської області.
• Надає методичну та практичну допомогу організаціям, установам, підприємствам та фізичним особам щодо впорядкування документів, їх опису, оформлення, складання описів справ, актів про вилучення до знищення документів, що втратили науково-історичну цінність та практичне значення, у написанні історичних довідок.
• Надає консультації громадянам та юридичним особам щодо місця знаходження документів установ, організацій та підприємств, які не передали документи на зберігання до архіву.
• Вирішує господарські питання: організація санітарних днів; забезпечення архіву господарськими та канцелярськими товарами, інвентарем.
• Готує проекти планів роботи, тижневих планів-заходів Трудового архіву.
• Складає номенклатуру справ Трудового архіву.
• Удосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.
• Висвітлює діяльність у ЗМІ, на сайті виконавчого комітету, рекламних носіях.
• Станом на 01.01.2013 р. у Трудовому архіві знаходиться на зберіганні 7890 справ з особового складу.

З серпня завідувач Трудового архіву Когут Галина Федорівна.

Трудовий архів виконавчого комітету Бориспільської міської ради є структурним підрозділом виконавчого комітету Бориспільської міської ради.

З часу відкриття по лютий 2008 року завідувачем  Трудового архіву була Биковець Людмила Гаврилівна, яка до цього працювала в архівному відділі (з жовтня 1975 року до  січня 2003 року).

З березня по серпень виконувала обов’язки завідувача Трудового  архіву Коновалова Світлана Борисівна.

З серпня завідувач Трудового архіву Когут Галина Федорівна.